Conservazione a lungo termine della documentazione in forma digitale 2/2
In un mio precedente post avevo citato lo standard ISO 19005-1:2005 Document management — Electronic document file format for long-term preservation — Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) che specifica come usare il formato PDF per la conservazione a lungo termine dei documenti elettronici ed è applicabile a documenti che contengono combinazioni di caratteri e dati raster e vettoriali. E’ un tema serio e dibattuto che interessa maggiormente le Istituzioni Pubbliche e Private che abbiano il mandato di conservare e riprodurre in futuro atti e documenti (es. biblioteche, banche, tribunali, istituti di ricerca scientifica ecc.).
L’obsolescenza del software, dell’hardware nonché i problemi di conservazione dei supporti e la loro preservazione dai danni fisici (limiti di vita dei supporti, disastri naturali, sabotaggi ecc.) pongono una vera sfida e non possono essere affrontati unicamente con le armi del backup. Esso, infatti, preserva solo l’integrità di un file in termini di sequenza di bit mentre per poter fruire dell’informazione ivi contenuta è necessario interpretarne la struttura (accesso alle specifiche di formato) oltre che disporre del corretto ambiente operativo.
A tal fine propongo solo alcuni spunti di riflessione.
- L’evoluzione dei sistemi informativi trascina con sé anche i software a supporto e, di conseguenza, il formato dei file utilizzati. I formati proprietari chiusi non offrono alcuna garanzia di continuità futura.
- Le aziende produttrici, alla ricerca di nuove occasioni di profitto, tendono a sviluppare ed offrire nuove funzionalità e sollecitano l’utenza all’adozione del nuovo prodotto.
- I software che non evolvono sono inevitabilmente sostituiti da quei prodotti che dovessero risultare più adeguati alle nuove esigenze dell’utenza e nel tempo diventano di fatto obsoleti. Ogni nuova versione del software in genere garantisce una certa retro compatibilità ma è inevitabile che alcuni formati prima o poi non vengano più supportati.
- Le aziende produttrici non garantiscono il supporto tecnico all’infinito. Solitamente forniscono assistenza fino ad una data release (software applicativo o sistema operativo).
- I supporti originali del software potrebbero non essere più disponibili o risultare illeggibili (questo rimanda ai problemi di conservazione dei supporti o di obsolescenza dell’hardware).
- Potrebbe non essere possibile installare o eseguire il vecchio software applicativo in un ambiente operativo più recente (ad esempio utilizzo di librerie obsolete o prodotti di terze parti non più in produzione).
- Le aziende produttrici dei software originali potrebbero essere nel frattempo fallite oppure essere state oggetto di scalate ostili (per esempio potrebbero essere state comprate e poi dismesse).
- Le operazioni di conversione di formato dei file, specie in caso di specifiche proprietarie, sono pericolose e potrebbero comportare perdita di informazioni. La conversione o la riproduzione dei documenti potrebbe implicare il pagamento di diritti d’autore.
- Il software utilizzato per il backup è soggetto agli stessi problemi di un qualsiasi software applicativo.
- Il progresso tecnologico hardware è così rapido che periferiche ed architetture in uso solo alcuni anni fa diventano presto obsolete. Si pensi alla storia dei supporti magnetici: dai floppy disk da 5,25″, ancora in uso alla fine degli anni 80, fino alle memorie USB ed ai dischi a stato solido di recente introduzione. I supporti potrebbero non essere più leggibili per mancanza di periferiche adeguate.
- I supporti fisici hanno una durata limitata anche se conservati in condizioni ambientali controllate. Con il passare del tempo ed in funzione dell’evoluzione tecnologica è necessario prevedere delle opportune politiche di riversamento o cambio di supporto senza tuttavia compromettere la fruibilità e la qualità dell’informazione registrata.
Setacciando i motori di ricerca di internet è possibile recuperare moltissima documentazione. Io ho trovato particolarmente interessanti questo documento e questa presentazione scaricabile dal sito del CNIPA.
Interessante Donato!
Io ho trovato stimolanti le riflessioni di Paolo Attivissimo: le trovate qui e qui