Presso vari operatori si sentiva da tempo l’esigenza di alcune semplificazioni nell’applicazione della disciplina sulla protezione dei dati personali. La riflessione in ambito pubblico e privato è avvertita in modo particolare presso piccole e medie imprese, liberi professionisti e artigiani, per quanto riguarda la gestione di informazioni attinenti ad altre imprese, amministrazioni, clienti, fornitori e dipendenti utilizzate, anche in relazione a obblighi contrattuali e normativi, per correnti finalità amministrative e contabili.

Il Garante per la protezione dei dati personali ha completato un’analisi approfondita della problematica e dall’istruttoria è emerso che alcune modalità applicative, seguite soprattutto presso piccole imprese, liberi professionisti e artigiani, sono ancora basate su approcci prettamente burocratici e di ordine puramente formale. Da tali prassi conseguono adempimenti superflui o ripetuti inutilmente, talvolta anche per effetto di erronee valutazioni fornite in sede di consulenza, con oneri organizzativi da cui non deriva un reale valore aggiunto ai fini della correttezza e della trasparenza del trattamento e che gli interessati avvertono con disinteresse o fastidio.

Con provvedimento del 19/06/08 (bollettino n.95 – documento web 1526724) sono state individuate dal Garante per la protezione dei dati personali soluzioni concrete volte ad agevolare ulteriormente l’ordinaria attività di gestione amministrativa e contabile, in modo particolare rispetto ai casi in cui non sono trattati dati di carattere sensibile o giudiziario. Nel provvedimento vengono enunciate nuove linee guida-interpretative della normativa vigente e sono individuate alcune modalità innovative per semplificare taluni adempimenti, in modo particolare per l’informativa agli interessati e il consenso.

Successivamente, con legge di conversione del DL 112/2008 datata 06 agosto 2008 n.133, sono stati modificati i seguenti articoli del decreto legislativo nr. 196 del 30 giugno 2003 (Codice della Privacy): art.34 (tenuta di un aggiornato documento programmatico sulla sicurezza); art.38 (Notificazione al Garante); art.44 e l’art.36. Adesso, con comunicato stampa del 09 dicembre 2008, il Garante ha annunciato il varo di procedure semplificate per le misure minime di sicurezza e la notificazione e la prosecuzione dell’opera di semplificazione di alcuni adempimenti in materia di protezione dei dati personali.

Le novità interessano:

• amministrazioni pubbliche e società private che utilizzano dati personali non sensibili(nome, cognome, indirizzo, codice fiscale, numero di telefono) o che trattano come unici dati sensibili dei dipendenti quelli relativi allo stato di salute o all’adesione a organizzazioni sindacali
• piccole e medie imprese, liberi professionisti o artigiani che trattano dati solo per fini amministrativi e contabili.