La componente tecnologica nei progetti di dematerializzazione
La dematerializzazione di documenti, flussi documentali ed archivi rappresenta un asset strategico nella prospettiva dell’innovazione della Pubblica Amministrazione italiana, nell’ambito del più ampio obiettivo dello sviluppo complessivo del “Sistema Paese” perseguito dal Piano E-GOV 2012.
In coerenza con la logica GOV 2.0 (l’applicazione delle tecnologie del Web 2.0 alle procedure amministrative) la dematerializzazione supporta l’interoperabilità tra P.A., imprese e cittadini, e contribuisce inoltre alla realizzazione di ingenti risparmi di risorse e di tempo.
Sul fronte normativo il legislatore ha già da anni regolamentato l’utilizzo di sistemi documentali dematerializzati. Eppure, allo stato attuale, nell’ambito della Pubblica Amministrazione, solo in casi rari sono stati realizzati sistemi in grado di sostanziare le normali procedure amministrative, razionalizzare la gestione dell’informazione, gestire i sistemi documentali e gli archivi digitali, garantire le interazioni tra le diverse componenti della P.A. e tra questa e i cittadini.
È, spesso, mancata la governance di questi progetti, determinata anche da un diffuso errore concettuale in fase di progettazione che può essere definito come l’effetto distorsivo della componente tecnologica. In altri termini, l’introduzione di un sistema documentale dematerializzato è stata gestita, in troppe occasioni, come progetto informatico e non di innovazione organizzativa, con riferimento sia ai componenti del team di progetto sia al piano delle attività.
L’effetto distorsivo è ingenerato dalla rilevanza e complessità della componente tecnologica nella realizzazione di tali progetti. Essi richiedono infatti: solide architetture infrastrutturali per la gestione dei flussi documentali; applicazioni certificate per la conservazione della documentazione digitale; rispetto dei requisiti tecnici per la garanzia della produzione, validazione, trasmissione e conservazione di documenti giuridicamente validi; garanzia dell’identificazione e classificazione dei documenti gestiti; accessibilità nel tempo, leggibilità ed intelligibilità della documentazione gestita; garanzia di inalterabilità dei contenuti informativi e metatestuali nella trasformazione del sistema documentario da cartaceo in digitale; automazione delle attività di acquisizione, organizzazione e scambio dei documenti in archivio; integrazione tra flussi amministrativi e documentali; tracciabilità e trasparenza dell’attività amministrativa.
Alcune conseguenze di questo effetto distorsivo sono di seguito sinteticamente rappresentate.
L’obiettivo, ambizioso, di tali tipologie progettuali, nell’ambito della P.A., non è la mera digitalizzazione dei documenti bensì, il più complesso intervento di semplificazione dei processi e di diminuzione delle fasi e dei passaggi del processo decisionale per supportare la corretta gestione del sistema documentario – in tutte le fasi del ciclo di formazione, gestione e conservazione permanente – con la funzione di garantire l’affidabilità dei documenti e conseguentemente la certezza del diritto. L’oggetto della dematerializzazione deve quindi necessariamente coprire: il contenuto dei documenti amministrativi, prevedendo soluzioni in grado di gestire sia i documenti (nativi informatici e cartacei) sia i flussi documentali; la gestione dei contenuti, mediante strumenti in grado di supportare i processi di condivisione della conoscenza e conservazione della memoria [Figura I].
Fig. I – Il contenuto e la gestione del contenuto
In molti casi però l’attenzione è focalizzata sullo sviluppo di singole componenti non integrate del sistema: protocollo elettronico, flussi documentali automatizzati, posta elettronica certificata. Ne consegue la parziale copertura del sistema di gestione documentale che, finisce per essere circoscritto a specifici ambiti settoriali a valenza interna (protocollo elettronico, ordinativo informatico, automazione di alcune fasi di processo, firma digitale, ecc.) o limitatamente con rilevanza esterna (es. domande di concorso). Viene a mancare, pertanto, la visione sistematica che lo renderebbe in grado di supportare le ordinarie procedure amministrative, razionalizzare la gestione dell’informazione, le interazioni tra le diverse componenti della P.A. e tra questa e i cittadini [Figura II], determinando così una vera e propria modificazione degli effetti finali.
Fig. II – Livelli di copertura della gestione documentale
Fonte: E. Massella Ducci Teri [2009] – Cnipa
L’attenzione alla componente tecnologica distoglie, inoltre, l’attenzione all’impatto organizzativo di tali sistemi. Disattenzione che produce effetti sull’efficacia dei progetti, la funzionalità dei sistemi realizzati e la corretta definizione dei rischi di progetto.
Dal punto di vista dell’efficacia dei progetti, la mancata previsione di adeguate iniziative di formazione, comunicazione, di forte leadership e sponsorizzazione, in altri termini di iniziative di gestione dell’innovazione, possono contribuire ad alimentare i naturali meccanismi di resistenza all’innovazione.
Con riferimento alle funzionalità, i sistemi documentali dematerializzati richiedono come presupposto imprescindibile la chiara definizione delle attribuzioni alle strutture organizzative (competenze e responsabilità); la quantificazione dei volumi documentali; l’analisi e la rappresentazione dei flussi documentali interni ed esterni; il ridisegno dei processi organizzativi; la definizione delle procedure di archiviazione e conservazione, individuazione del responsabile della conservazione sostitutiva.
Inoltre, tali carenze producono un ulteriore effetto in termini di errata definizione dei rischi specifici di progetto a causa della sottovalutazione di componenti quali la resistenza al cambiamento e la mancanza di leadership che viceversa, come evidenziato nella Figura III, rappresentano i fattori di rischio con maggiore impatto.
Fig. III – Individuazione del livello del rischio
Fonte: Accenture [2008]
Appare evidente, quindi, come solo una grande attenzione alla componente organizzativa – già a partire dalla fase progettuale – possa influire positivamente sulle probabilità di successo dei progetti di dematerializzazione e sulla efficacia ed efficienza dei sistemi, una volta adottati.
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